راه‌های جلوگیری از گم شدن اسناد و مدارک ملکی مهم

در مراکز معاملات ملکی بزرگ احتمال گم شدن اسناد و مدارک ملکی مهم بسیار زیاد است. نگهداری از این اسناد کار سختی نیست، اما بخاطر بی‌دقتی ناشی از مشغله‌های زیاد پرسنل، احتمال گم شدن آن‌ها وجود دارد. با نگهداری اصولی از اسناد به‌راحتی می‌توانید از گم شدن آن‌ها پیشگیری کنید. با اجرای راهکارهایی که در این گزارش توضیح می‌دهیم می‌توانید اسناد را با نظم و ترتیب در قفسه‌ها قرار دهید تا هنگام مراجعه دوباره، سریع آن‌ها را پیدا کنید و هیچوقت آن‌ها را گم نکنید. اجرای این راهکارها بسیار ساده هستند؛ مثلا تنها کافی است با چاپ پاکت ارزان و قرار دادن اسناد داخل آن‌ها، موضوع هر سند را مشخص کنید و آن‌ها را به‌صورت دسته‌بندی‌شده نگه دارید. در ادامه راهکارهای بیشتری برای جلوگیری از گم شدن اسناد و مدارک ملکی مهم پیشنهاد می‌دهیم.

اهمیت دقت و نظارت پرسنل بر اسناد و مدارک مهم

وقتی پرسنل همیشه حواسشان باشد و بعد از پایان کار با اسناد، آن‌ها را در جای مشخص خود قرار دهند. یکی از ایده‌های جالبی که بعضی از مراکز بزرگ معاملات ملکی اجرا کرده‌اند، چاپ بنر هشدار و یادآوری برای پرسنل است. با این بنرها، پرسنل همیشه به خاطر می‌آورند که اسناد و مدارک را در جای درست قرار دهند و هیچوقت گم نمی‌شوند. چاپ بنر هزینه زیادی ندارد، اما از مشکلات جدی ناشی از گم شدن و بی‌دقتی اعضای مجموعه پیشگیری می‌کند.

تعهد کاری پرسنل نیز اهمیت بسیاری دارد. خیلی وقت‌ها یکی از همکارها ممکن است موضوعی را فراموش کند، اما همکاران دیگر با یادآوری به او می‌توانند از بروز مشکلات احتمالی پیشگیری کنند. توصیه می‌کنیم در هر روز کاری یک یا چند بار اسنادی که با آن‌ها سروکار داشته‌اید را چک کنید تا مطمئن شوید در جای خود قرار دارند.

بهترین روش نگهداری از اسناد برای پیشگیری از گم شدن آن‌ها

ساده‌ترین روش پیشگیری از گم شدن اسناد و مدارک این است که آن‌ها را به‌صورت اصولی نگهداری کنید. حتما اتاقی را به‌عنوان بایگانی در نظر بگیرید و آن را قفسه‌بندی کنید. بعضی از انواع قفسه‌ها به‌صورت قابل حمل ساخته می‌شوند، سبک و ارزان هستند و برای نگهداری اسناد کاربرد دارند.

بعد از قفسه‌بندی کردن اتاق بایگانی، بهتر است به تعداد مورد نیاز زونکن سفارش دهید. زونکن‌ها برای قرار دادن دسته‌ای اسناد و مدارک مناسب هستند. برای دسته‌بندی زونکن‌ها می‌توانید از معیارهایی مثل مناطق املاکی که اسنادشان نزد شماست یا تاریخ عقد قراردادها استفاده کنید. بعد از پر کردن زونکن‌ها، آن‌ها را به ترتیب در قفسه‌ها بچینید. با این کار هم اسناد گم نمی‌شوند و هم هر بار به آن‌ها نیاز داشته باشید، به راحتی قابل دسترسی خواهند بود. نظم اسناد در زونکن‌ها همچنین باعث می‌شود اگر سندی گم شده باشد، جای خالی آن را در زونکن مربوطه ببینید و سریع‌تر آن را پیدا کنید.

بهتر است هرکدام از اسناد را در پاکت قرار دهید. چاپ پاکت ارزان با کاغذهای تحریر و سبک انجام می‌شود و امکان چاپ طرح‌های مختلف روی آن‌ها وجود دارد. می‌توانید نام و لوگوی سازمان خود را روی پاکت‌ها چاپ کنید تا در کنار محافظت از اسناد، یک قدم در جهت برندسازی هم انجام داده باشید. روی هر پاکت می‌توانید عنوان سند را درج کنید. بنابراین وقتی به دنبال اسناد می‌گردید، دیگر نیازی به باز کردن آن‌ها نخواهید داشت و به راحتی عنوان آن را از روی پاکت متوجه خواهید شد. اجرای این تکنیک‌های ساده در نگهداری اسناد و مدارک در هر سازمانی، بخش بایگانی را منظم و مرتب می‌کند.

بهترین روش برای پیشگیری از خسارت‌های ناشی از گم شدن اسناد و مدارک

استفاده از تکنولوژی‌های مدرن یک روش مناسب برای پیشگیری از خسارت‌های ناشی از گم شدن اسناد است. خیلی وقت‌ها دریافت نسخه المثنی برای یک سند چالش‌های بسیار زیادی دارد. مالکان باید مدت‌ها رفت‌وآمد کنند تا بتوانند پس از کاغذبازی‌های بسیار، نسخه المثنی سند خود را دوباره بگیرند. وجود یک نسخه پشتیبان از چنین اتلاف وقتی پیشگیری می‌کند. بهتر است مراکز معاملات ملکی نسخه پشتیبان اسناد و مدارک مهم ملکی را به‌صورت دیجیتال ذخیره کنند.

ذخیره اطلاعات در حافظه‌های ابری یا حافظه‌های سیستم‌های مرکزی آن‌ها را برای همیشه ماندگار می‌کند. در صورت گم شدن نسخه فیزیکی سند، نسخه دیجیتال آن در دسترس خواهد بود و دریافت مجدد نسخه فیزیکی را ساده‌تر می‌کند. حتی در بعضی از اسناد که کپی برابر با اصل هستند، امکان پرینت گرفتن از نسخه دیجیتال و استفاده به‌عنوان نسخه اصلی سند وجود دارد. مراکز بزرگ معمولا هاست‌های اختصاصی خود را راه‌اندازی می‌کنند، اما مراکز کوچک از هاست‌ها و فضاهای ذخیره‌سازی ابری اشتراکی استفاده می‌کنند تا هزینه نگهداری کم‌تری داشته باشد.

در صورت گم شدن اسناد چه باید کرد؟

در صورت گم شدن سند ملکی، مالک باید درخواست صدور سند المثنی داشته باشد. این درخواست در اداره ثبت ارائه می‌شود و مالک باید اطلاعاتی درباره مالکیت و علت گم شدن سند ارائه دهد. همچنین سه نفر باید اطلاعات ارائه‌شده توسط مالک را تأیید کنند و به مالک استشهادیه بدهند. بعد از آن اطلاعیه گم شدن سند در روزنامه‌های کثیرالانتشار چاپ می‌شود و اگر بعد از ۱۰ روز خبری مبنی بر پیدا شدن سند به دست نیاید، فرایند صدور سند المثنی آغاز خواهد شد. فرایند دریافت سند المثنی جزئیات حقوقی بسیاری دارد و حتی بعضی از مالکان مجبور می‌شوند با وکیل همکاری کنند و این فرایند را به او بسپارند. به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم بیشترین دقت را در حفظ و نگهداری اسناد و مدارک ملکی مهم خود به خرج دهید تا از گم شدن آن‌ها پیشگیری کنید. با قفسه‌بندی، چاپ پاکت و زونکن کم‌ترین هزینه را صرف می‌کنید و از ضررهای مالی و زمانی بسیاری جلوگیری خواهید کرد.

چگونه با 3 ترفند ارزان، چاپ شما لوکس به نظر برسد؟

تبلیغات چاپی لوکس و حرفه‌ای ناخودآگاه توجه مخاطبان را جلب می‌کنند. وقتی صحبت از «لوکس بودن» به میان می‌آید، بسیاری از کارفرماها فکر می‌کنند باید هزینه زیادی برای تبلیغات چاپی صرف کنند و به دلیل محدودیت بودجه، از آن صرف نظر می‌کنند. اما در این گزارش ۳ تکنیک را توضیح می‌دهیم که با استفاده از آن‌ها می‌توانید چاپ ساک دستی ، کاتالوگ پوستر و سایر ابزارهای تبلیغاتی را با هزینه‌ای مناسب انجام دهید و پیام خود را به مخاطبان برسانید.

ترفند اول: انتخاب هوشمندانه کاغذ

کاغذهایی که در چاپ مورد استفاده قرار می‌گیرند، متنوع هستند و قیمت‌های متفاوتی هم دارند. برای داشتن تبلیغات لوکس همیشه لازم نیست که از بهترین و گران‌ترین کاغذها استفاده کنید. انتخاب هوشمندانه نوع کاغذ در کیفیت نتیجه نهایی و قیمت تمام‌شده کار اهمیت بسیاری دارد. به‌عنوان مثال در چاپ کاتالوگ می‌توان از دو نوع کاغذ استفاده کرد؛ یک نوع کاغذ گلاسه براق با گرماژ بالا برای جلد و یک نوع کاغذ گلاسه با گرماژ پایین‌تر برای صفحه‌های داخلی. برای کاهش بیشتر هزینه‌ها حتی می‌توانید برای صفحه‌های داخلی از کاغذهای تحریر استفاده کنید. با این کار جلد کاتالوگ شما توجه مخاطبان را جلب می‌کند و آن‌ها برای مطالعه محتوای کاتالوگ ترغیب می‌شوند. اگر صفحه‌های داخلی طراحی حرفه‌ای داشته باشند، مخاطب دیگر متوجه تفاوت کیفیت کاغذهای داخل کاتالوگ نمی‌شود و به مطالعه محتوای آن ادامه می‌دهد.

برای انتخاب کاغذ مناسب برای چاپ، به نکات زیر توجه داشته باشید:

• نوع ابزار چاپی مورد نیاز شما چیست. ابزارهایی مثل پوستر که باید مقاومت بالا داشته باشند، به کاغذهایی با گرماژ بالا نیاز دارند، اما ابزارهایی مثل بروشور را می‌توان با کاغذهای گرماژ پایین هم چاپ کرد.

• ابزار چاپی مورد نظر شما در چه فضایی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مثلا اگر قرار است کاتالوگی که چاپ می‌کنید در درازمدت به‌عنوان راهنمای مشتریان مورد استفاده قرار گیرد، بهتر است از کاغذهای مقاوم استفاده کنید تا نیاز به چاپ دوباره نداشته باشید، اما برای تبلیغات یک‌بار مصرف مثل تراکت می‌توان از کاغذهایی با قیمت پایین‌تر استفاده کرد.

• چه نوع طرحی برای تبلیغات خود در نظر دارید. بعضی از تکنیک‌ها مثل طلاکوبی یا چاپ برجسته تنها روی کاغذهای گرماژ بالا انجام می‌شود.

ترفند دوم: استفاده از تکنیک‌های چاپی مثل طلاکوبی یا چاپ برجسته

بعضی از چاپخانه‌هایی که به‌صورت تخصصی در زمینه چاپ ابزارهای تبلیغاتی فعالیت می‌کنند، به دستگاه‌های پیشرفته‌ای مجهز هستند و می‌توانند تکنیک‌های چاپی مختلف را برای زیباسازی هرچه بیشتر کارهای شما اجرا کنند. در ادامه به چند مورد از این تکنیک‌ها اشاره می‌کنیم:

• چاپ طلاکوب یا نقره‌کوب: در این تکنیک، طرح یا متن روی صفحه به رنگ طلایی یا نقره‌ای چاپ می‌شود که ظاهر براق‌تری نسبت به سایر بخش‌ها دارد.

• UV موضعی: در این تکنیک، روی بعضی از طرح‌ها و متن‌ها یک روکش قرار می‌گیرد که باعث می‌شود براق‌تر و برجسته‌تر از سایر بخش‌ها به نظر برسند.

• چاپ برجسته: همانطور که از نام این تکنیک مشخص است، بعضی از طرح‌ها و متن‌های روی محصول برجسته‌تر از سایر بخش‌ها چاپ می‌شوند. در نتیجه طرح کلی با سایه‌روشن دیده می‌شود و لوکس‌تر از طرح‌های ساده و معمولی به نظر می‌رسد.

استفاده از این تکنیک‌ها تاحدودی هزینه چاپ را افزایش می‌دهد، اما تأثیری که در زیبایی کار نهایی دارد، به صرف این هزینه می‌ارزد. در اغلب محصولات چاپی استفاده از یک یا دو تکنیک زیباسازی کفایت می‌کند. به‌عنوان مثال اگر در شاپینگ بگ شما چاپ طلاکوب یا نقره‌کوب وجود دارد، دیگر به چاپ برجسته نیازی ندارید. استفاده از یک یا دو تکنیک زیباسازی هم مقرون به صرفه است و هم نتیجه لوکسی که می‌خواهید را به دنبال دارد. استفاده همزمان از تمام این تکنیک‌ها باعث شلوغی بیش از اندازه کار می‌شود، هزینه را افزایش می‌دهد و احتمالا محصول نهایی هم به اندازه‌ای که انتظار دارید، لوکس به نظر نمی‌رسد.

ترفند سوم: طراحی مینیمال

طراحی یکی از ستون‌های چاپ لوکس است. اگر طراحی حرفه‌ای نباشد، هرچقدر هم از دستگاه‌های پیشرفته برای چاپ استفاده کنید یا از تکنیک‌های زیباسازی بهره ببرید و بیشترین هزینه را صرف کنید، باز هم به نتیجه‌ای که می‌خواهید نمی‌رسید. این روزها طرح‌های مینیمال طرفداران زیادی پیدا کرده‌اند و بیشتر از طرح‌های پر زرق و برق، توجه مخاطبان را جلب می‌کنند. در طرح‌های مینیمال یک یا نهایتا دو عنصر پررنگ برای جلب توجه وجود دارد و سایر بخش‌ها ساده است. طراحی مینیمال هم لوکس است و هم هزینه مناسبی دارد.

طراح‌های حرفه‌ای منظور خود را مختصر و مفید به مخاطبان انتقال می‌دهند. آن‌ها به درستی از فضایی که در اختیار دارند، برای طراحی استفاده می‌کنند. این افراد به‌خوبی می‌دانند چه فضاهایی را خالی بگذارند و چه فضاهایی را پر کنند. آن‌ها همچنین از تعداد رنگ‌های محدود برای کار خود استفاده می‌کنند. در نتیجه مخاطب دلزده نمی‌شود، با حوصله ابزار چاپی را مورد بررسی قرار می‌دهد و پیام را دریافت می‌کند. طرح‌های پر زرق و برق ممکن است در نگاه اول توجه مخاطبان را جلب کنند، اما این جلب توجه موقتی است. زیرا خیلی زود ذهن مخاطب مشوش می‌شود و توجه خود را از شلوغی طرح برمی‌دارد.

چاپ لوکس و جذاب لزوما هزینه زیادی ندارد

تصور کنید در خیابان قدم می‌زنید، در افکار خود غرق هستید و به ماشین‌هایی که از کنار شما عبور می‌کنند، هیچ توجهی ندارند؛ اما به یکباره یک بنز آخرین مدل با کاور طلایی از کنار شما عبور می‌کند. به احتمال زیاد توجه شما به سمت این ماشین جلب می‌شود و برای مدتی به آن نگاه می‌کنید. ابزارهای چاپی لوکس نیز مانند همین ماشین بنز هستند؛ حتی اگر مخاطب‌های شما توجهی به تبلیغات نداشته باشند، این ابزارهای چاپی توجه آن‌ها را جلب می‌کنند و پیام برند شما را به دست آن‌ها می‌رسانند. پس برای سفارش چاپ کاتالوگ ، ساک دستی یا سایر ابزارهای چاپی هیچوقت به معمولی بودن فکر نکنید و همیشه به دنبال بهترین ایده‌ها بگردید تا بیشترین تأثیر را روی مخاطبان بگذارید.

برای چاپ یک محصول لوکس و حرفه‌ای باید هوشمندانه انتخاب کنید و به کمک افراد متخصص تصمیم بگیرید. استفاده از کاغذهایی با گرماژ بالا، استفاده از تمام تکنیک‌های زیباسازی چاپ و طراحی شلوغ و پرزرق و برق هزینه چاپ را بالا می‌برد، اما به این معنی نیست که خروجی لاکچری و جذابی خواهد داشت. چاپ‌های لوکس اغلب طراحی مینیمالی دارند، متریال آن‌ها هوشمندانه انتخاب شده است و از تعداد محدودی تکنیک برای زیباسازی استفاده کرده‌اند. اجرای این ایده‌ها هم هزینه زیادی ندارد و هم در جلب توجه مخاطبان بسیار موثر است.

چگونه تبلیغاتی چاپی می‌تواند شرایط مالی کسب و کار شما را تغییر دهد؟

در شرایط فعلی اقتصاد کشور تبلیغات چاپی چه نقشی در بهبود شرایط مالی شرکت دارند؟ چرا باید تبلیغات چاپی را مدر نظر قرار داد؟چاپ یکی از مهم‌ترین ابزارها برای تبلیغات و برندسازی است که اگر هوشمندانه مورد استفاده قرار بگیرد، می‌تواند سرنوشت برند شما را تغییر دهد. بسیاری از کسب‌وکارها با طراحی یک پوستر خلاقانه که همه‌گیر شده، به شهرت رسیده‌اند و توانسته‌اند برند خود را در ذهن مشتریان بازار هدف ثبت کنند.

برندهای حرفه‌ای از برگه‌های چاپی برای تمام بخش‌های کسب‌وکارشان استفاده می‌کنند تا از راهی که می‌توانند برند خود را به مشتری‌ها نشان دهند. آن‌ها حتی در چاپ فاکتور هم اصول طراحی و برندسازی را رعایت می‌کنند تا وجهه حرفه‌ای کسب‌وکارشان را به مشتریان نشان دهند. در این گزارش درباره برگه‌های چاپی صحبت می‌کنیم که می‌توانند سرنوشت برند شما را تغییر دهند!

دکوراسیون محل کارتان را با چاپ مش، استند و پوستر طراحی کنید

در حال حاضر اکثر فضاهای کاری با روش‌های موقت مثل شیشه‌ سکوریت پارتیشن‌بندی می‌شوند. اگر این پارتیشن‌ها طراحی متناسب با هویت برند شما داشته باشند، در ذهن مشتری ماندگار می‌شوند. با استفاده از چاپ مش یا بنر و پوستر می‌توانید با کم‌ترین هزینه، از عناصر برند خود در دکوراسیون محل کارتان استفاده کنید. این روش برای مکان‌هایی که اجاره‌ای هستند و احتمالا بعد از مدتی از آن‌ها نقل مکان می‌کنید نیز کاربرد دارند.

چاپ مش، پوستر یا بنر حتی برای ویترین و قسمت‌های بیرونی فروشگاه نیز مناسب هستند. اگر برای شیشه‌های بیرونی از مش استفاده کنید، هم از ورود نور آفتاب به داخل مغازه پیشگیری می‌کنید و هم می‌توانید توجه مشتری‌ها را جلب کنید. مش‌ها بخشی از نور آفتاب را از خود عبور می‌دهند تا فضای داخل تاریک نشود، اما از عبور کامل نور پیشگیری می‌کنند، در نتیجه از آسیب رسیدن به محصولات داخل ویترین یا گرم شدن محیط داخل پیشگیری می‌کنند.

طراحی دکوراسیون با ابزارهای چاپی در موقعیت‌های دیگر هم کاربرد دارد. به‌عنوان مثال بسیاری از کسب‌وکارهایی که در نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند یا اسپانسر یک رویداد می‌شوند، با استفاده از استندها، پوسترها و سایر ابزارهای چاپی دکوراسیون مورد نظرشان را طراحی می‌کنند. این دکوراسیون موقت هم هزینه مناسبی دارد و هم امکان اجرای طرح‌های مختلف با استفاده از آن‌ها وجود دارد.

حتی از کوچک‌ترین ابزارها هم برای معرفی برند استفاده کنید

هر برگه‌ای که در کسب‌وکار شما وجود دارد، می‌تواند ابزاری برای برندسازی باشد. با طراحی حرفه‌ای و چاپ ست اداری، گام مهمی در برندسازی خود برمی‌دارید. چاپ پاکت، سربرگ، کارت ویزیت و سایر اقلام ست اداری، اعتبار شما را به مشتری‌ها نشان می‌دهند و اعتماد آن‌ها را جلب می‌کند.

همچنین اگر فاکتورها، قراردادها و حتی یادداشت‌های اعضای سازمان شما روی برگه‌هایی با سربرگ سازمان خودتان نوشته شوند، تأثیر بسزایی روی دیدگاه خواننده‌ها نسبت به برند شما می‌گذارند. توجه به این جزئیات می‌تواند وجه تمایز شما با سایر برندها باشد.

بسته‌بندی محصولات هم محافظ هستند و هم ابزار برندسازی

گاهی اوقات مشتری‌ها به محصولی نیاز ندارند و فقط بخاطر اینکه از بسته‌بندی آن خوششان آمده، خرید می‌کنند! پس اگر بسته‌بندی محصولات را به شیوه‌ای اصولی، ماهرانه و خلاقانه انجام دهید، می‌توانید سرنوشت جدیدی برای برند خود رقم بزنید! البته دقت داشته باشید که بسته‌بندی باید متناسب با محصول باشد. خلاقیت بیش از اندازه‌ای که بسته‌بندی را از چارچوب‌های برند شما خارج می‌کند، موفقیت‌آمیز نخواهد بود.

یکی از ابزارهای چاپی بسیار کاربردی در بسته‌بندی محصولات که بسیاری از کسب‌وکارها آن را نادیده می‌گیرند، لیبل است. چاپ لیبل در انواع مختلف شیشه‌ای، متالایز و پی‌وی‌سی انجام می‌شود. لیبل‌ها هم برای محکم کردن بسته‌بندی مناسب هستند و هم در برندسازی کاربرد دارند. این ابزارها برای اجرای ایده‌های ساده و خلاقانه در بسته‌بندی مناسبند. بعضی از کسب‌وکارها از جعبه‌های ساده برای محصولاتشان استفاده می‌کنند و روی آن لیبل‌های لوکس می‌چسبانند. این ایده ساده می‌تواند بسته‌بندی لوکسی برای محصولات ایجاد کند.

اگر می‌خواهید یک گام فراتر بگذارید، به محتویات داخل بسته‌بندی هم فکر کنید. مطمئن شوید محصول داخل جعبه تکان نمی‌خورد و آسیب نمی‌بیند. می‌توانید لوازم جانبی محصول را نیز در بسته‌بندی قرار دهید. از طرف دیگر می‌توانید ابزارهای چاپی مانند بروشور یا کاتالوگ را داخل بسته‌ها قرار دهید. معمولا مشتری‌ها وقتی محصولی را خریداری می‌کنند، محتویات بسته را کامل مورد بررسی قرار می‌دهند.

پوستر و بنر تبلیغاتی توجه آنی مخاطبان را جلب می‌کنند

ابزارهای چاپی برای تبلیغات هم کاربرد گسترده‌ای دارند. پوسترها و بنرها جزو کاربردی‌ترین محصولات چاپی هستند که در کمپین‌های تبلیغاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برندهای بزرگ معمولا در رویدادها و مناسبت‌های مختلف پوستر چاپ می‌کنند و در مقابل دید مخاطبانشان قرار می‌دهند. بعضی از برندها نیز با طراحی پوسترهای خلاقانه مطرح می‌شوند و برای همیشه نام خود را در ذهن مخاطبان ثبت می‌کنند. به‌عنوان مثال مک دونالد یکی از برندهایی است که با پوسترهای خلاقانه شناخته می‌شود. مک دونالد هم پوسترهای مناسبتی چاپ می‌کند، هم پوسترهایی که به رقابت در بازار می‌پردازد و هم پوسترهایی که تبلیغات ارائه می‌دهد.

چطور با برگه‌های چاپی سرنوشت برند خود را عوض کنیم؟

همه برندها موفق نمی‌شوند با ابزارهای چاپی، تغییرات بزرگی رقم بزنند. تنها کسب‌وکارهایی می‌توانند با برگه‌های چاپی سرنوشت برند خود را عوض کنند که در پس هر ابزاری، ایده‌پردازی حرفه‌ای داشته باشند، کار طراحی و اجرای ایده‌ها را به ماهرترین گرافیست‌ها بسپارند و در نهایت طرح را با پیشرفته‌ترین دستگاه‌ها و در چاپخانه‌های معتبر چاپ کنند.

گروه چاپ و تبلیغات فرتاک به‌صورت تخصصی در این زمینه فعالیت می‌کند. این مجموعه خدمات ایده‌پردازی، طراحی و چاپ تبلیغات را به شما ارائه می‌دهند. فرتاک با حرفه‌ای‌ترین طراح‌های گرافیک ایران همکاری می‌کند و به چاپخانه اختصاصی برای چاپ پوستر، بنر و سایر ابزارهای تبلیغاتی مجهز است. برای بررسی نمونه کارهای فرتاک و دریافت اطلاعات بیشتر درباره فرتاک به سایت مجموعه مراجعه کنید.

رازهایی که چاپخانه‌ها نمی‌خواهند شما بدانید

چاپخانه‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند. بعضی از آن‌ها خدمات مطلوبی به مشتریان ارائه می‌دهند و قیمت مناسبی دریافت می‌کنند. دسته دوم از چاپخانه‌ها شفاف صحبت نمی‌کنند، مشتری را سردرگم می‌کنند و با ترفندهای مختلف هزینه بیشتری از آن‌ها می‌گیرند. کسب‌وکارهایی که به تازگی قصد سفارش چاپ کاتالوگ ، بنر یا سایر ابزارهای چاپی را دارند، در سفارش‌های اول چیز زیادی درباره ابزارها و روش‌های چاپ نمی‌دانند، ممکن است قربانی دسته دوم چاپخانه‌ها شوند و هزینه اضافی زیادی پرداخت کنند و در نهایت خدمات مطلوبی هم نگیرند. من به‌عنوان نویسنده این مقاله، تجربه‌ای چندساله در کار با چاپخانه‌های مختلف دارم و بر اساس این تجربه رازهایی را می‌گویم که چاپخانه‌ها علاقه ندارند شما از آن‌ها اطلاع داشته باشید!

۱. همیشه چاپ‌های گران‌قیمت بهترین انتخاب نیستند

خدمات چاپی تنوع زیادی دارند و قیمت‌های آن‌ها نیز متفاوت است. بعضی از چاپخانه‌ها فقط خدمات گران قیمت خود را به مشتری‌ها معرفی می‌کنند،  در حالی که شاید نیاز مشتری با خدمات ارزان‌تر هم برآورده شود. مثلا برای استندهای تبلیغاتی معمولی، چاپ بنر کیفیت قابل قبول و هزینه مناسب‌تری دارد، اما بعضی از چاپخانه‌ها فقط چاپ سولیت یا پلات و لمینت را به مشتری پیشنهاد می‌دهند. در این مثال، قیمت چاپ بنر تقریبا نصف قیمت چاپ سولیت یا پلات و لمینت است. چاپ سولیت یا پلات و لمینت برای استندهای تبلیغاتی مهمی که باید کیفیت بالایی داشته باشند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۲. قیمت خدمات چاپی همیشه شفاف است

وقتی با یک چاپخانه تماس می‌گیرید و قیمت کلی یک محصول را استعلام می‌گیرید، احتمالا قیمت را به شما اعلام نمی‌کنند. این مسئله طبیعی است؛ زیرا هر محصول ویژگی‌های مختلفی دارد که روی قیمت آن تأثیر می‌گذارد. به‌عنوان مثال نوع کاغذی که در چاپ استفاده می‌شود، سایز محصول، نوع چاپ و تکنیک‌هایی مثل چاپ طلاکوب یا چاپ uv روی قیمت محصول تأثیر می‌گذارد. اما نکته مهم این است که بعد از مشخص شدن ویژگی‌های محصول، چاپخانه باید قیمت شفافی را به شما اعلام کند. یعنی هزینه تمام‌شده سفارش شما، باید پیش از شروع کار مشخص شده باشد و به شما اعلام شود.

بعضی از چاپخانه‌ها در ابتدا هزینه‌ای به مشتری اعلام نمی‌کنند. آن‌ها در حین چاپ سفارش مشتری، هزینه‌های اضافی مختلفی می‌تراشند و در نهایت هزینه‌ای بیشتر از عرف دریافت می‌کنند. بعضی از آن‌ها حتی بعد از آماده شدن سفارش، بدون اینکه جزئیات هزینه‌ها را به مشتری اعلام کنند، مبلغ را می‌گیرند و این یعنی در بخشی از سفارش هزینه‌های پنهان و غیرضروری صرف شده است!

۳. بعضی از هزینه‌های پنهان چاپ، ضروری نیستند

فرایند چاپ جزئیات بسیاری دارد؛ بعضی از این جزئیات، خرج‌های اضافی برای مشتری می‌تراشند. چاپخانه‌هایی که معتبر هستند و به شیوه حرفه‌ای کار می‌کنند، پیش از انجام کارهای مختلف، هزینه را به مشتری اعلام می‌کنند، اما بعضی از چاپخانه‌ها بدون اعلام هزینه، کار را انجام می‌دهند و در پایان کار، مشتری را مجبور به پرداخت هزینه می‌کنند. در ادامه به چند مورد از این هزینه‌های پنهان اشاره می‌کنم:

• اگر طراحی تبلیغات را هم به چاپخانه سپرده باشید، ممکن است برای هربار اصلاح طرح، از شما هزینه دریافت کند؛ این در حالی است که معمولا برای اصطلاح‌های جزئی در دفعات محدود، هزینه‌ای دریافت نمی‌شود.

• بعضی از چاپخانه‌ها برای چاپ نمونه یا پروتوتایپ هزینه زیادی دریافت می‌کنند؛ در حالی که شاید مشتری به نمونه نیازی نداشته باشد.

• انتخاب کاغذهایی با کیفیت و گرماژ بالاتر از حد نیاز، هزینه غیرضروری است که فقط قیمت سفارش را بالا می‌برد.

• در ابزارهیا چاپی معمولی، نیازی به استفاده از تکنیک‌های زیباسازی مثل چاپ طلاکوب، نقره‌کوب یا چاپ برجسته وجود ندارد. بعضی از چاپخانه‌ها بدون اینکه هزینه اضافی این خدمات را اعلام کنند، پیشنهاد استفاده از آن‌ها را به مشتری می‌دهند و مشتری تصور می‌کند این تکنیک‌ها بدون اضافه شدن قیمت به‌کار می‌روند.

۴. تخفیف‌های پیشنهادی چاپخانه‌ها همیشه واقعی نیستند

وقتی چاپخانه‌ای پیشنهاد قیمت خیلی کم‌تر از عرف بازار ارائه می‌دهد، باید به آن شک کنید. هیچ چاپخانه‌ای با ضرر کار نمی‌کند! بنابراین برای دریافت قیمت کم‌تر از مشتری باید کیفیت کار را کاهش دهد یا از متریال نامرغوب استفاده کند تا هزینه تمام‌شده کار کم‌تر شود. با ثبت چنین سفارش‌هایی، احتمالا محصولاتی تحویل می‌گیرید که کاربردی نیستند و مجبور می‌شوید از اول به چاپخانه دیگری سفارش بدهید!

بعضی از چاپخانه‌ها هم برای تیراژ بالای سفارش تخفیف در نظر می‌گیرند تا مشتری‌ها را ترغیب کنند در حجم زیاد سفارش دهد. اگر خواستید از چنین تخفیف‌هایی استفاده کنید، اول مطمئن شوید که به حجم زیاد ابزارهای چاپی نیاز دارید یا خیر. به‌عنوان مثال ما قصد داشتیم برای راهنمایی نماینده‌های فروش کاتالوگ محصول چاپ کنیم تا اطلاعات محصولات را در اختیار آن‌ها قرار دهیم. برای این کار به ۱۰۰ کاتالوگ نیاز داشتیم، اما چاپخانه به ما پیشنهاد داد ۵۰۰ کاتالوگ چاپ کنیم تا قیمت تمام‌شده هر کاتالوگ مناسب‌تر باشد. در نهایت ۴۰۰ کاتالوگ اضافه در انبار ما باقی ماند و مبلغی که پرداخت کردیم هم خیلی بیشتر از مبلغ سفارش ۱۰۰ کاتالوگ بود!

۵. اصطلاحات پیچیده‌ای که چاپخانه‌ها به کار می‌برند، معنای ساده‌ای دارند

یکی از تکنیک‌هایی که بعضی از چاپخانه‌ها به کار می‌برند، استفاده از اصطلاحات تخصصی و پیچیده است. با استفاده از این اصطلاحات، مشتری‌ها تصور می‌کنند چاپخانه کار خاص و متفاوتی انجام می‌دهد و به همین خاطر است که هزینه بیشتری می‌گیرد. اما وقتی نتیجه نهایی حاضر می‌شود، می‌بینند هیچ تفاوتی وجود ندارد! توصیه من این است که اگر در جلسه با چاپخانه، اصطلاح تخصصی از کارشناس‌ها شنیدید، حتما درباره آن بپرسید یا در اینترنت جستجو کنید تا به این خاطر فریب نخورید!

۶. شما همیشه به خدمات اضافه چاپخانه‌ها نیازی ندارید

بسیاری از چاپخانه‌ها سعی می‌کنند در کنار سفارش اصلی، شما را متقاعد کنند تا از خدمات دیگر آن‌ها نیز استفاده کنید. قبل از ثبت سفارش مشخص کنید که دقیقا به چه چیزی نیاز دارید و آن را شفاف برای چاپخانه توضیح بدهید تا بعدا مجبور نشوید هزینه خدمات اضافه‌ای که به آن‌ها نیاز نداشتید را پرداخت کنید.

در ادامه به ۲ مورد از خدمات اضافه‌ای که ممکن است به مشتریان ارائه شوند، اشاره می‌کنیم:

• چاپ فوری: خدمات چاپ فوری فقط برای زمانی که می‌خواهید سفارشتان در مدت کوتاهی آماده شود، کاربرد دارد. اگر عجله‌ای برای آماده‌سازی ندارید، نیازی نیست هزینه بیشتری برای چاپ فوری ثبت کنید. دقت داشته باشید که زمان آماده‌سازی سفارش‌های غیرفوری حداکثر دو هفته کاری است و اگر بیشتر از این طول بکشد، باید به چاپخانه اعتراض کنید.

• برش‌های خاص: برای ایجاد برش‌های خاص در ابزارهای چاپی باید قالب‌های جدید ساخته شود که هزینه سفارش شما را تاحد زیادی افزایش می‌دهد. یک چاپخانه معتبر به شما در این باره اطلاع می‌دهد تا در صورت نیاز طرح خود را تغییر دهید.

چطور فریب نخوریم؟

برای پیشگیری از فریب چاپخانه‌ها دو راه وجود دارد. راه اول این است که از تمام جزئیات فرایند چاپ اطلاع داشته باشید که این تقریبا غیرممکن است؛ چون شما در حوزه چاپ فعالیت تخصصی ندارید. دومین راه این است که با یک چاپخانه معتبر همکاری همیشگی داشته باشید. من بعد از تجربه‌های تلخ بسیار، راه دوم را انتخاب کردم و سال‌هاست با چاپخانه فرتاک همکاری می‌کنم. فرتاک راهنمایی‌های لازم ارائه می‌دهد و قیمت‌ها را به‌صورت شفاف قبل از سفارش آماده می‌کند. امکان ارسال به سراسر کشور و آماده‌سازی سریع سفارش از دیگر امکانات مطلوب چاپخانه فرتاک است.

چرا نباید به هر چاپخانه‌ای اعتماد کرد؟

اگر در محیط‌های مختلف تبلیغ چاپی جذابی دیدید، نیمی از کیفیت آن به چاپخانه برمی‌گردد. یک تبلیغ هرچقدر هم حرفه‌ای، خلاقانه و جذاب طراحی شده باشد، اگر توسط دستگاه‌های پیشرفته و روی متریال باکیفیت چاپ نشوند، نتیجه مطلوبی ندارند و نمی‌توانند آنطور که باید، توجه مخاطبان را جلب کنند.

تکنسین‌های چاپخانه‌های حرفه‌ای به جزئی‌ترین نکات هم برای چاپ تبلیغات باکیفیت توجه می‌کنند تا نتیجه نهایی دقیقا مطابق با انتظار مشتری باشد. آن‌ها همچنین خدمات مورد نیاز مشتریان از جمله تحویل به‌موقع، ارسال به محل مورد نظر آن‌ها و تنوع محصولات را ارائه می‌دهند و تعداد زیادی مشتری راضی دارند. چاپخانه‌های بزرگ خدمات مختلفی از جمله چاپ ساک دستی ، استند رول آپ ، کاتالوگ و پوستر را به‌صورت همزمان ارائه می‌دهند، در نتیجه شما نیازی نخواهید داشت هر بخش از سفارش را به یک مجموعه بدهید.

من به‌عنوان نویسنده این گزارش، تجربه زیادی از همکاری با چاپخانه‌های مختلف داشته‌ام و بارها به‌خاطر اشتباهات چاپخانه‌ها و عدم قبول مسئولیت توسط آن‌ها، مجبور شده‌ام سفارش‌های خود را تکرار کنم. به همین دلیل در این گزارش تجربه‌های خود را با شما به اشتراک می‌گذارم تا شما هم متوجه شوید چرا نباید به هر چاپخانه‌ای اعتماد کنید!

۵ دلیلی که نباید به هر چاپخانه‌ای اعتماد کنید

چاپخانه‌هایی که اعتبار خوب یا نمونه کارهای باکیفیتی ندارند، ممکن است کار نهایی را با ایرادهای مختلف به شما تحویل بدهند. این مراکز معمولا بعد از تحویل هم زیر بار اصلاح نمی‌روند و برای اشکال‌های موجود بهانه‌تراشی می‌کنند. بعضی از چاپخانه‌ها هم بنا به دلایل غیرمنطقی هزینه بیشتر از مشتریان دریافت می‌کنند که این هزینه با کیفیتی که ارائه می‌دهند، مطابقت ندارد. به همین دلیل است که باید در انتخاب چاپخانه دقت داشته باشید. در ادامه تفاوت چاپخانه‌های مختلف با یکدیگر را بررسی می‌کنیم.

۱. دستگاه‌های چاپخانه‌های مختلف باهم متفاوت است

کیفیت کار چاپخانه‌ها به دو نکته برمی‌گردد: تجهیزات و تکنولوژی‌هایی که مورد استفاده قرار می‌دهد و تکنسین‌هایی که با آن‌ها کار می‌کند. اگر دستگاه‌های چاپخانه پیشرفته نباشد، احتمالا رنگ‌ها را مطابق با آنچه در مانیتور می‌بینید، چاپ نمی‌کند یا ممکن است دقت پایینی در چاپ جزئیات داشته باشد. بهترین روش چاپ برای تبلیغات به‌خصوص در تیراژ بالا، چاپ آفست است. زیرا هم کیفیت بالایی دارد، هم تیراژ بالا را در زمان کوتاهی چاپ می‌کند و هم قیمت آن مناسب است. چاپ دیجیتال هم برای ابزارهایی که در تیراژ پایین چاپ می‌شوند، مناسب هستند.

مهارت تکنسین‌ها هم از دیگر نکاتی است که در چاپخانه‌های مختلف باهم متفاوت است. اجرای طرح در محل صحیح و برش کاغذها از محل تعیین‌شده، جزو مهم‌ترین نکاتی است که تکنسین‌های حرفه‌ای به آن توجه می‌کنند. به‌عنوان مثال در یکی از چاپ ساک دستی که ثبت کرده بودم، متوجه شدم که سوراخ پانچی که قرار است دسته ساک از آن عبور کند، نزدیک به لبه ساک دستی است. به‌همین دلیل وقتی مشتریان محصولات سنگین‌تر را داخل ساک قرار می‌دادند، قیمت بالایی پانچ پاره می‌شد و دیگر امکان حمل محصول با ساک دستی وجود نداشت. این مسئله مشکلات زیادی برای محصولات شکستنی ما ایجاد کرد.

۲. همه چاپخانه‌ها خوش‌قول نیستند

اگر شما هم تجربه شرکت در نمایشگاه یا رویداد یا برگزاری یک کمپین مناسبتی را داشته باشید، می‌دانید خوش‌قولی چاپخانه تا چه اندازه اهمیت دارد. یکی از ساده‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌های چاپخانه‌های حرفه‌ای خوش‌قولی آن‌هاست. وقتی چاپخانه‌ها محصولات را در تاریخ تعیین‌شده تحویل نمی‌دهند، همه کارها در هم گره می‌خورد و هزاران مشکل به‌وجود می‌آید. یک تجربه عجیب من در کار با چاپخانه‌های غیرحرفه‌ای این است که بخشی از سفارش را در تاریخ تعیین‌شده تحویل می‌دهند و مابقی آن بعد از چند روز تأخیر ارسال می‌شود! آن‌ها با این حرکت، خود را به‌عنوان مجموعه‌ای خوش‌قول معرفی می‌کنند.

علاوه بر خوش‌قولی، ارائه خدمات چاپ فوری توسط چاپخانه هم نکته‌ای است که باید به آن توجه کرد. کسب‌وکارهایی که همیشه سفارش چاپ دارند، معمولا در صورت رضایت با یک چاپخانه کار می‌کنند. گاهی اوقات سفارش‌های فوری پیش می‌آید و اگر آن چاپخانه خدمات چاپ فوری ارائه ندهد، با مشکل مواجه می‌شوند. تصور کنید مجبور باشید در حین عجله‌ای که برای انجام کارهای رویداد دارید، به دنبال چاپخانه‌ای بگردید که هم کیفیت مورد انتظارتان را به شما ارائه دهد و هم خدمات چاپ فوری داشته باشد! برای جلوگیری از این کابوس، بهتر است وقتی سر فرصت به دنبال چاپخانه می‌گردید، به خدمات چاپ فوری آن هم توجه کنید!

۳.قیمت تبلیغات چاپی همه‌جا یکسان نیست

همه ما برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها دوست داریم بالاترین کیفیت را با بهترین قیمت دریافت کنیم. اولین نکته‌ای که درباره قیمت چاپ باید بدانید این است که چاپخانه‌هایی که قیمت خیلی پایین‌تر از سطح بازار دریافت می‌کنند، معمولا پایین‌ترین کیفیت را به شما ارائه می‌دهند. من یک بار برای خرید پاپ آپ این فریب را خوردم. در آگهی‌های غیررسمی، آگهی یک چاپخانه را دیدم و برای چاپ استند پاپ آپ با مجموعه تماس گرفتم و از شنیدن قیمت پایین‌تر از سایر چاپخانه‌ها خوشحال شدم. البته این خوشحالی من فقط تا قبل از اینکه پاپ آپ‌های نهایی را ببینم، ادامه داشت! آن استندها رکوددار پایین‌ترین کیفیتی بودند که من از یک چاپخانه دریافت کردم.

بعضی از چاپخانه‌ها خدمات قابل قبولی ارائه می‌دهند، اما هزینه‌ای بسیار بیشتر از عرف دریافت می‌کنند. این چاپخانه‌ها ممکن است هزینه‌های جانبی را اعلام نکنند یا با استراتژی‌های تبلیغاتی اغراق‌آمیز شما را فریب دهند تا برای یک محصول معمولی، هزینه‌ای چند برابر پرداخت کنید. پس حین انتخاب چاپخانه به این نکته هم توجه داشته باشید.

چاپخانه‌های حرفه‌ای معمولا مراکز بزرگی هستند که به صورت عمده کار می‌کنند. به همین دلیل می‌توانند سفارش‌ها را با قیمت مناسب‌تری به مشتریان ارائه دهند. یک تکنیک دیگر برای کاهش قیمت این است که به‌صورت مستقیم با چاپخانه همکاری کنید و واسطه‌ها را کنار بگذارید.

۴. خدمات طراحی همه چاپخانه‌ها حرفه‌ای نیست

اگر شما هم مثل مجموعه ما گرافیست استخدام نکرده‌اید و کارهای گرافیکی را برون‌سپاری می‌کنید، احتمالا خدمات طراحی ابزارهای تبلیغاتی خود را نیز به چاپخانه می‌سپارید. دقت داشته باشید که بسیاری از گرافیست‌ها در زمینه طراحی بنرها، پوسترها و سایر طرح‌های دیجیتال فعالیت دارند. استخدام این افراد برای تبلیغات چاپی، بخاطر تجربه ناهماهنگ، ممکن‌ است نتایج نامطلوبی به دنبال داشته باشد. به‌عنوان مثال ممکن است با انتخاب پروفایل رنگی اشتباه، رنگ‌هایی که در مانیتور می‌بینید، با رنگ‌هایی که در نهایت چاپ می‌شود، تفاوت داشته باشد.

چاپخانه‌های حرفه‌ای خدمات طراحی را نیز به مشتریان خود ارائه می‌دهند و با گرافیست‌های باتجربه در زمینه محصولات چاپی همکاری می‌کنند. بنابراین شما به‌راحتی فقط می‌توانید ایده‌ها و نظرات خود را به آن‌ها انتقال دهید و در نهایت ایده‌هایتان را به‌صورت اجراشده با بهترین کیفیت تحویل بگیرید. توصیه من این است که با تیم طراح تعامل داشته باشید، کارهای آن‌ها را بررسی کنید، ایده‌های خود را به آن‌ها بگویید و تمام داده‌هایی که نیاز دارند را در اختیارشان قرار دهید. با این کار، رسیدن به نتیجه نهایی مطلوب خیلی ساده‌تر می شود.

۵. همه چاپخانه‌ها نمونه کارهای موفق ندارند

آخرین نکته، اولین چیزی است که باید درباره هر چاپخانه بررسی کنید. ابتدا نمونه‌کارهای قبلی را ببینید تا مطمئن شوید که چاپخانه مورد نظرتان سابقه کافی در زمینه چاپ ابزار مورد نظر شما را دارد. نمونه کارها همچنین کیفیت کار چاپخانه‌ را به‌صورت ملموس به شما نشان می‌دهند. بررسی نمونه‌کارها برای الهام گرفتن و ارائه طرح تبلیغ نیز کاربردی است. چاپخانه‌های حرفه‌ای معمولا نمونه‌کارهای خود را در معرض دید مشتری‌های جدید قرار می‌دهند تا آن‌ها با خاطری آسوده درباره همکاری تصمیم بگیرند.

در این گزارش تمام نکاتی که بر اساس تجربه به دست آورده بودم و درباره انتخاب بهترین چاپخانه می‌دانستم را با شما به اشتراک گذاشتم. برای انتخاب یک چاپخانه حرفه‌ای، ابتدا بررسی کنید افرادی که تجربه کار با مجموعه را دارند، درباره آن چه می‌گویند. سپس نمونه کارهای چاپخانه را چک کنید و در نهایت قیمت دقیق چاپ محصول مورد نظرتان را استعلام بگیرید. این ویژگی‌ها مشخص می‌کند با یک مجموعه حرفه‌ای طرف هستید یا نه.